Para que os documentos possam ser assinados digitalmente, para os contratos medidos no sistema CQM, quando a medição for encerrada, e para os contratos medidos no sistema SMO, quando a medição for aprovada, será bloqueada a edição de informações e quantitativos, e gerados automaticamente os documentos anexando-os à medição.
Antes do encerramento da medição no sistema CQM ou aprovação no sistema SMO, é possível anexar documentos que não são gerados automaticamente pelo SGIV e indicar se exigirão assinatura e quais responsáveis devem assinar cada documento anexado.
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Veja abaixo os fluxos previstos para assinatura de medições geradas no SMO a partir da aprovação da medição:
1 – Para facilitar o entendimento do escopo da assinatura digital das medições, de forma macro, será apresentado o fluxo previsto, de medições geradas no SMO a partir da aprovação da medição. Desta forma, serão gerados os documentos de aprovação da medição e encaminhados para assinatura digital dos profissionais e responsabilidade de cada usuário cadastrado na comissão.
2 – Após o encerramento do fluxo de assinaturas dos documentos, será criado, por meio de integração, um processo no sistema SEI e os documentos incluídos na medição serão anexados a este processo.
3 – Ao aprovar uma medição/reajuste de um contrato de ‘Obra Edificação – Construção’, ‘Obra Edificação – Consultoria’, ‘Fiscalização e Projeto de Obras’, ‘Obra Edificação – Reforma e/ou Ampliação’, ‘Obra Específica’, ‘Projeto Específico’, ‘Obra/Projeto de Implantação – Construção’, ‘Obra/Projeto de Implantação – Reforma e/ou Ampliação’ e ‘Obra Específica de Implantação’, ‘Projeto Específico de Implantação’ o sistema inicia o processo de solicitação de assinaturas:
4 – Para que os documentos possam ser assinados digitalmente, para os contratos medidos no sistema SMO, quando a medição for aprovada, será bloqueada a edição de informações e quantitativos, e gerados automaticamente os documentos anexando-os à medição.
5 – Para os contratos mencionados acima, estes são os documentos gerados automaticamente: capa da medição; boletim da medição; relatório de cálculo da medição reajustada (quando houver reajuste previsto para medição); relatório fotográfico.
6 – Depois da aprovação, os documentos serão gerados automaticamente e anexados na medição. Em seguida serão encaminhadas solicitações de assinatura para os membros da comissão da medição (externos e internos) que tenham a responsabilidade de Fiscal, Comissão e Responsável técnico (empresa).
7 – Será encaminhado uma notificação por e-mail informando a existência da solicitação de assinatura. Para os fiscais internos do órgão, o e-mail utilizado será o configurado no cadastro de usuário, e para os usuários externos representantes da empresa contratada (responsável técnico), o e-mail utilizado será o que foi configurado no cadastro de fiscais.
8 – Depois que todos os usuários da comissão com as responsabilidades, citadas anteriormente, assinarem os documentos, o sistema encaminhará a solicitação de assinatura para o membro da comissão que tenha a responsabilidade de Gerente. Depois que o gerente assinar os documentos, o sistema encaminhará a solicitação de assinatura para o membro da comissão que tenha a responsabilidade de Diretor. Após a assinatura do diretor, o sistema automaticamente criará o processo no SEI, anexando todos os documentos da medição ao novo processo.
9 – Para cada responsabilidade na comissão da medição serão solicitadas assinaturas de aprovação em documentos diferentes, conforme descrito abaixo:
Fiscal: boletim da medição, relatório de cálculo da medição reajustada (no caso de existir reajuste previsto para medição), relatório fotográfico.
Comissão: boletim da medição, relatório de cálculo da medição reajustada (no caso de existir reajuste previsto para medição), relatório fotográfico.
Empresa: boletim da medição, relatório de cálculo da medição reajustada (no caso de existir reajuste previsto para medição), relatório fotográfico.
Gerente: capa da medição.
Diretor: capa da medição.
Veja abaixo os fluxos previstos para assinatura de medições geradas no CQM a partir do encerramento da medição.
1 – Para facilitar o entendimento do escopo da assinatura digital das medições, de forma macro, será apresentado o fluxo previsto de medições geradas no CQM a partir do encerramento da medição. Desta for-ma, serão gerados os documentos de aprovação da medição e encaminhados para assinatura digital dos profissionais e responsabilidade de cada usuário cadastrada na comissão.
2 – Após o encerramento do fluxo de assinaturas dos documentos será criado, por meio de integração, um processo no sistema SEI e os documentos incluídos na medição serão anexados a este processo.
3 – Ao encerrar uma medição/reajuste de um contrato de ‘Obra Rodoviária’, ‘Obra Rodoviária – Consultoria’, ‘Fiscalização e Projeto de Obras’ e ‘Natureza continuada e/ou conserva’ o sistema inicia o processo de solicitação de assinaturas.
4 – Para que os documentos possam ser assinados digitalmente, para os contratos medidos no sistema CQM, quando a medição for encerrada, será bloqueada a edição de informações e quantitativos, e gerados automaticamente os documentos anexando-os à medição.
5 – Para os contratos mencionados acima, estes são os documentos gerados automaticamente: capa da medição; resumo da medição; relatório fotográfico; caderneta; relatório de cálculo da medição reajustada (quando houver reajuste previsto para medição).
6 – Após o encerramento os documentos serão gerados automaticamente e anexados na medição, e serão encaminhadas solicitações de assinatura para os membros da comissão da medição (externos e inter-nos) que tenham a responsabilidade de Fiscal, Comissão e Responsável técnico (empresa).
7 – Será encaminhada uma notificação por e-mail informando a existência desta solicitação. Para os fiscais internos do órgão, o e-mail utilizado será o configurado no cadastro de usuário, e para os usuários externos, representantes da empresa contratada (responsável técnico), o e-mail utilizado será o que foi configurado no cadastro de fiscais.
8 – Depois que todos os usuários da comissão com as respectivas responsabilidades assinarem os documentos, o sistema irá habilitar o botão ‘Revisar’.
9 – Depois da medição ser revisada, o sistema encaminhará a solicitação de assinatura para os membros da comissão que tenham a responsabilidade de revisor. Neste passo, todos os membros da comissão que tenham a responsabilidade ‘Revisor’ receberão o e-mail de solicitação de assinatura, porém quando o primeiro revisor assinar, o sistema vai tirar a assinatura da fila dos demais revisores e encaminhará o fluxo para o próximo passo.
10 – Depois da assinatura de um dos revisores, o sistema encaminhará a solicitação de assinatura para o membro da comissão que tenha a responsabilidade de gerente. A partir desta etapa, o sistema encaminha solicitação de assinatura para o membro da comissão com a responsabilidade de diretor.
11 – Depois da assinatura do diretor, o sistema habilitará o botão ‘Aprovar’ na tela de aprovação da medição. Depois da medição ser aprovada, o sistema automaticamente criará o processo no SEI, anexando todos os documentos da medição ao novo processo.
12 – Para cada responsabilidade na comissão da medição serão solicitadas assinaturas de aprovação em documentos diferentes, conforme descrito abaixo:
Fiscal: caderneta, boletim da medição, cálculo da medição reajustada (no caso de existir reajuste previsto para medição), relatório fotográfico;
Comissão: caderneta, boletim da medição, cálculo da medição reajustada (no caso de existir reajuste previsto para medição), relatório fotográfico;
Empresa: caderneta, boletim da medição, cálculo da medição reajustada (no caso de existir reajuste previsto para medição), relatório fotográfico;
Revisor: capa da medição, boletim da medição, cálculo da medição reajustada (no caso de existir reajuste previsto para medição);
Gerente: capa da medição;
Diretor: capa da medição.
- Após o fluxo de assinaturas ser finalizado, o sistema irá gerar a integração com o sistema SEI e os documentos assinados digitalmente serão vinculados ao processo da medição no SEI.
- Ao desaprovar/reabrir a medição, o sistema solicitará a assinatura digital do usuário, após a assinatura, os documentos serão cancelados no sistema SEI e excluídos no SMO; o documento de cancelamento será anexado na medição e vinculado ao processo da medição no SEI.
- Caso algum membro da comissão não consiga assinar algum documento no decorrer do fluxo por motivo de férias ou qualquer outro motivo, pode-se alterar ou incluir um novo membro na comissão com a mesma responsabilidade.
- As assinaturas do gerente e diretor serão sempre obrigatórias.
- Os fiscais ausentes podem não ser substituídos e poderão ter suas assinaturas em branco. Nesse ca-so, deve-se desmarcar na comissão o check box que exige a assinatura desse membro da comissão na medição.
- Ao aprovar a medição, o sistema irá reduzir a resolução das fotos no documento do relatório de registro fotográfico com o objetivo de facilitar integrações do documento com outros sistemas.
- Ao aprovar a medição, o sistema irá particionar o documento do relatório de registro fotográfico caso o tamanho do arquivo ultrapasse o valor parametrizado de limite máximo para integração com o SEI, caso isso seja feito, todas a partes estarão disponíveis para assinatura. Vale ressaltar que, para a integração com o TCE, o sistema junta as partes do documento e gera um arquivo consolidado.